Vacatures voor secretaresses

De functie van secretaresse heeft sinds de ontwikkeling van de kantoorautomatisering sterk ontwikkeld. Veel taken die vroeger waren voorbehouden aan professionals of managers behoren nu tot het standaard takenpakket van de secretaresse. Hooggekwalificeerde secretaresses werken tegenwoordig nieuwe collega's in, verzamelen informatie op het Internet, schrijven management rapportages en zijn vaak het werkgeheugen van een afdeling of organisatie. Het aansturen en organiseren van de administratieve werkzaamheden in een kantoor en het verzamelen en verspreiden van informatie voor stafmedewerkers en leidinggevenden behoren nog steeds tot de gebruikelijke taken en verantwoordelijkheden van de secretaresses.

Vacatures vindt u bijvoorbeeld via Locanto vacatures of op secretaresse vacatures. Meer gespecialiseerde sites, zoals vacatures juridisch secretaresse bieden gespecialiseerde vacatures voor secretaresses op juridisch gebied.

Secretariële werkzaamheden

Het werk van een secretaresse bestaat vooral uit administratieve taken:

  • het bijhouden van de afspraken en de agenda
  • bijhouden en archiveren van correspondentie of in- en uitgaande postmappen
  • uittypen van brieven, verslagen, offertes
  • telefoongesprekken aannemen, e-mail en fax beantwoorden
  • contacten met klanten en/of cliënten
  • notuleren van gesprekken of vergaderingen
  • het organiseren en regelen van bijeenkomsten, congressen e.d.

Secretaresses en machines

In het stereotype beeld van een secretaresse spelen machines een onbeduidende rol. In de hedendaagse wereld des te meer. De moderne secretarieel medewerkster kan vastgelopen papier in het kopieerapparaat localiseren en verwijderen en de toner vernieuwen. En de secretaresse weet hoe de fax werkt. Secretariële vacatures stellen steeds meer eisen aan de vaardigheden van secretaresses op computers. De elektronische agenda bijhouden, teksten goed verwerken en vormgeven tot een goed leesbaar document, spreadsheets opzetten en uitwerken, databases beheren en presentaties voorbereiden. Daar waar deze taken vroeger door vroeger professionals weren verricht, zijn het tegenwoordig, mede dankzij de automatisering en het gestegen kennis- en vaardighedenniveau, de secretarieel medewerkers die dit werk doen.
Vacatures op secretarieel gebied stellen dan ook vaak eisen aan het kunnen omgaan met de hedendaagse kantoormachines.

Functie-eisen voor secretariaats-vacatures

Beginnende secretaressen kunnen vaak instappen met een hogere middelbare school opleiding of een administratieve opleiding op MBO niveau. Maar naarmate de verantwoordelijkheden groter worden verwacht men van secretaresses goede kennis van relevante kantoorsoftware en ervaring met het verwerken van tekstdocumenten, het opstellen van spreadsheetse en het maken van presentaties. Men verwacht van secretaresses dat ze goed kunnen typen, maar vooral ook grammaticaal correct kunnen schrijven en dat ook minimaal in het Engels. Afhankelijk van het bedrijf en de functie kunnen ook andere talen, zoals Duits, Frans en Spaans een meerwaarde geven.